W celu ewidencji przyjazdów gości należy ich każdorazowo zgłaszać do Biura Współpracy i Wymiany Międzynarodowej na formularzu.
Świadczenia przysługujące gościom Uczelni (diety pobytowe, koszty zakwaterowania) są ustalane w „umowach szczegółowych” stanowiących załączniki do umów zawieranych przez Uczelnię z partnerami zagranicznymi lub w budżetach realizowanych programów.
Podstawę naliczenia diet pobytowych oraz dofinansowania kosztów zakwaterowania stanowi Komunikat Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29.11.2017.
Uczelnia nie pokrywa kosztów podróży ani ubezpieczenia gości.
W przypadku, gdy zgodnie z zapisami umowy gościowi przysługują diety pobytowe, jego przyjazd należy zgłaszać co najmniej dwa tygodnie wcześniej.
Świadczenia stypendialne dla studentów i nauczycieli akademickich przyjeżdżających w ramach programu CEEPUS wypłacane są na podstawie oryginału decyzji przesłanej przez Biuro CEEPUS w Warszawie do koordynatora sieci lub opiekuna gościa.
Wszelkie inne przypadki rozpatrywane są indywidualnie.